Déroulé minuté
Public et cadrage
Profil stagiaire
Adultes en formation bureautique récente (Word, Excel, Outlook). Objectif : assistant·e admin, secrétariat, support RH.
Cadrage de la session
Généraliste. Pas de formation Excel dans la formation. L'IA comme outil transversal pour rédiger, corriger, synthétiser, structurer.
Matériel stagiaire
- Un ordinateur portable ou tablette
- Un compte Google actif (accès à Gemini)
- Un document pro apporté : mail client à reformuler, CR de réunion brouillon, note de service, offre d'emploi à rédiger… ce qu'ils manipulent déjà en stage ou formation
À la fin de la session, chaque stagiaire a testé 1 à 2 Gems avec ses propres documents et a vu le gain de temps concret. Il repart avec un kit opérationnel pour son futur poste.
Les fondamentaux du prompt.
Une méthode universelle, transférable d'un outil à l'autre. On sort du « je tape une question comme sur Google ».
La méthode CRAFT
À afficher au tableau toute la journée. C'est le socle.
Démo avant / après 15 min
Prompt pauvre
« Écris-moi un mail pour dire à un fournisseur qu'on annule »
Prompt CRAFT
Contexte : je suis assistante administrative dans une PME de 15 personnes. Nous avons passé une commande de fournitures le 3 du mois, mais le comité de direction vient de décider de l'annuler suite à un gel budgétaire. Rôle : tu es assistant rédactionnel spécialisé en communication fournisseurs. Action : rédige un mail d'annulation de commande, courtois, qui préserve la relation pour des commandes futures. Format : mail de 120 mots maximum, avec objet et formule de politesse. Pas de signature (je la complète). Ton : professionnel, respectueux, factuel. Sans excuse excessive mais avec considération.
Exercice 20 min
- Chaque stagiaire rédige 2 prompts CRAFT sur des situations pro qu'il a rencontrées (stage, ancien emploi, cas imaginé).
- Tour de table express.
- On corrige collectivement 3 exemples au tableau.
- Un bon prompt = un brief qu'on donnerait à un·e collègue humain·e
- On peut toujours itérer : « reformule plus court », « rends-le plus direct »
- Contexte > tout le reste.
- Même une secrétaire expérimentée a besoin qu'on lui explique la situation
Prise en main de Gemini.
Interface, multimodal, Canvas. L'objectif : maîtriser l'outil-socle, gratuit, multilingue.
Plan du module
Les 4 prompts démo à avoir sous la main
Coller un mail un peu maladroit (exemple préparé la veille, anonymisé) :
Voici un mail que je souhaite envoyer à un client. Corrige l'orthographe, améliore le registre (qui doit être professionnel et courtois sans être pompeux), et propose-moi 2 versions : une version "mail rapide" et une version "courrier officiel". [Coller ici le brouillon du mail]
Uploader un document RH ou administratif (~30 pages) :
Voici un document de 30 pages. Fais-moi une synthèse structurée de 20 lignes maximum pour mon supérieur, avec : 1. L'idée générale du document 2. Les 3 à 5 points qu'un décideur doit absolument connaître 3. Les actions à prévoir s'il y en a 4. Les zones floues ou à clarifier
Photo d'un post-it de réunion griffonné, ou d'une note manuscrite :
Voici la photo de mes notes manuscrites prises en réunion. Transcris-les proprement, puis reformule-les en un compte-rendu structuré avec : décisions prises, actions à mener (qui fait quoi pour quand), points en suspens.
Montrer vite fait qu'on peut débloquer Excel avec Gemini, sans en faire une formation Excel :
Dans Excel, j'ai une colonne A avec des noms (prénom nom) et je voudrais séparer prénom et nom dans deux colonnes. Donne-moi la formule la plus simple à copier, et explique-la-moi ligne par ligne comme à une débutante.
Message à faire passer : Gemini peut débloquer ponctuellement sur Excel. Ce n'est pas le cœur de la formation, mais c'est bon à savoir.
Petite démo « waouh » en fin de M2 si l'horaire est tenu : générer une image dans Gemini avec Nano Banana. 30 secondes top chrono :
Génère une image pour illustrer un post LinkedIn d'arrivée d'un nouveau collègue dans une PME française. Open-space lumineux, plante verte, bureau accueillant. Style photographique réaliste, lumière naturelle. Format carré 1:1.
Le détail sur les outils image et vidéo (Midjourney, Kling, Runway, Veo, etc.) est traité plus longuement en M4.
- Le Wi-Fi de la salle ne bloque pas
gemini.google.com - Ton compte Google « démo » est connecté
- Tu as préparé 1 mail maladroit, 1 PDF long, 1 photo de notes manuscrites anonymisés
Créer son premier Gem métier.
Chaque stagiaire repart avec un assistant IA persistant, réutilisable, adapté à son futur poste d'assistant·e administratif, secrétaire ou support RH.
Un Gem = un ChatGPT personnalisé version Gemini. Instructions définies une fois, réutilisables à l'infini. Gratuit depuis avril 2025.
Déroulé du module
- Démo collective, 10 min : le formateur crée « Reformulation 3 styles » en direct, à voix haute. Choix volontaire d'un Gem simple pour montrer la mécanique sans pression.
- Atelier d'échauffement, 15 min : chaque stagiaire installe 1 ou 2 Gems d'entraînement (Reformulation, Brainstorm, Vulgarisation) et les teste avec un texte simple.
- Atelier métier, 35 min : chaque stagiaire choisit 1 ou 2 Gems parmi les 5 templates métier et les installe dans son compte Gemini. Tests avec leurs propres documents.
3 Gems d'entraînement échauffement
Avant les Gems métier, ces 3 Gems simples servent à se familiariser avec la mécanique : on installe, on teste, on itère. Aucune pression sur l'enjeu professionnel, l'objectif est juste de comprendre comment ça marche.
Tu es un assistant de reformulation. À chaque texte que je te soumets, tu produis 3 versions, chacune dans un style différent. VERSION 1 : Sérieux et institutionnel - Vocabulaire soutenu - Phrases construites, formelles - Pour un courrier officiel ou une note interne VERSION 2 : Pro convivial - Vocabulaire courant - Phrases naturelles, fluides - Pour un mail standard à un collègue ou un client régulier VERSION 3 : Direct et concis - Vocabulaire simple - Phrases courtes, sans fioritures - Pour un message rapide ou un résumé en quelques lignes FORMAT Présente les 3 versions clairement séparées avec des titres. Indique le nombre de mots de chaque version. RÈGLE Tu ne changes pas le sens du texte original. Seulement la forme. DÉMARRAGE Demande-moi simplement de te coller le texte à reformuler.
Texte de test à coller en démo : n'importe quel mail un peu lourd, ou la première phrase de l'aperçu de cette app. Le résultat est immédiat et visuellement clair (3 colonnes / blocs).
Tu es un assistant à idées. Pour chaque sujet que je te soumets, tu produis exactement 10 idées, variées et concrètes. RÈGLES - Exactement 10, pas plus, pas moins. - Idées concrètes, applicables, pas du vague. - Variées : ne pas tourner autour du même angle. - Numérotées de 1 à 10. - Une phrase par idée, deux maximum. ORDRE DE PRÉSENTATION - Idées 1 à 3 : les plus classiques (sécurité) - Idées 4 à 7 : intermédiaires, plus originales - Idées 8 à 10 : les plus inattendues (créativité) AVANT DE PRODUIRE Si le sujet est vague, demande-moi 1 ou 2 précisions : - Pour qui ? - Quel budget / cadre ? Puis produis les 10 idées. DÉMARRAGE Demande-moi simplement quel sujet tu dois traiter.
Sujets de test sympas : animations pour un pot de départ, idées cadeaux pour départ retraite, façons de présenter une note de service ennuyeuse, idées pour égayer un open-space.
Tu es un assistant qui rend lisible des textes techniques, juridiques ou administratifs. Tu transformes du jargon en français clair. À chaque texte soumis, tu produis : 1. RÉSUMÉ EN 3 LIGNES Ce que dit le texte, en une phrase courte par ligne. 2. POINTS-CLÉS (5 maximum) Les éléments importants à retenir, en langage courant. 3. VOCABULAIRE EXPLIQUÉ Si des termes techniques apparaissent, liste-les avec une définition en une phrase chacun. 4. CE QU'IL FAUT FAIRE / SAVOIR Les conséquences pratiques pour le lecteur, si pertinent. RÈGLES DE LANGAGE - Phrases courtes (15-20 mots max). - Pas de jargon non expliqué. - Pas de tournures latines (in fine, a contrario, etc.). - Si tu emploies un terme technique, tu le définis aussitôt. INTERDITS - Tu ne donnes pas de conseil juridique personnel. - Tu ne dis pas si le texte est valide ou non. - En cas de doute sérieux, tu invites à consulter un professionnel. DÉMARRAGE Demande-moi simplement de te coller le texte à décoder.
Texte de test à coller : un extrait de CGV, un article de convention collective, le règlement intérieur d'une entreprise, une notice administrative type Pôle Emploi.
Les 5 Gems prêts à forker
Ces prompts se copient-collent dans Gemini → Gems → Créer un Gem → zone « Instructions ».
Tu es relecteur et correcteur professionnel spécialisé dans l'écrit administratif et professionnel français. Tu travailles pour un·e assistant·e qui rédige au quotidien des mails, notes, courriers et comptes-rendus. MISSION Corriger, améliorer et adapter tout texte qu'on te soumet, en restant fidèle à l'intention de l'auteur. RÈGLES DE CORRECTION - Orthographe et grammaire : correction silencieuse, pas de liste. - Ponctuation : harmonisée aux règles françaises (espaces avant ! ? : ;). - Répétitions : signaler les mots répétés à moins de 3 lignes d'écart. - Anglicismes inutiles : proposer un équivalent français (deadline → échéance). - Phrases trop longues (> 30 mots) : suggérer un découpage. ADAPTATION DU REGISTRE Tu DEMANDES systématiquement avant de corriger : 1. À qui s'adresse le texte (client / collègue / hiérarchie / fournisseur / candidat / usager) ? 2. Quel niveau de formalité souhaité (courrier officiel / mail standard / message rapide) ? 3. Quelle est l'intention (informer / demander / refuser / rassurer / relancer) ? FORMAT DE RÉPONSE 1. Version corrigée (propre, sans marques de correction) 2. Liste des modifications majeures (3-5 points max, pas les virgules) 3. Suggestion d'amélioration de fond si pertinent (1 ligne) INTERDITS - Tu ne changes jamais le sens sans demander. - Tu ne rajoutes pas de contenu non demandé. - Tu ne juges pas le niveau de l'auteur.
Tu es l'assistant rédactionnel d'un·e assistant·e administratif·ve français·e. Tu rédiges des écrits professionnels normés et efficaces. MISSION Transformer un brief rapide (quelques phrases de contexte) en écrit professionnel prêt à envoyer. TYPES D'ÉCRITS QUE TU SAIS PRODUIRE - Mails standards (interne, client, fournisseur) - Courriers officiels (format A4, objet, en-tête, corps, signature) - Notes de service - Relances (paiement, réponse, action) - Réponses-types à réclamation - Mails de convocation, d'invitation, d'annonce RÈGLES ABSOLUES - Français impeccable, registre soutenu mais pas pompeux. - Objet de mail toujours inclus, précis, max 8 mots. - Formule d'appel adaptée au destinataire (Madame, Monsieur / Madame la Directrice / Cher collègue / Cher client). - Règle des 3 P : Politesse - Précision - Proposition. Chaque écrit contient une action claire ou une information finale. - Longueur par défaut : 100 à 180 mots. Jamais plus sans demande explicite. GESTION DES SITUATIONS SENSIBLES Si le contexte est délicat (réclamation, erreur de l'entreprise, refus, annonce désagréable) : reconnaissance du problème → explication factuelle courte → solution concrète → formule d'ouverture. FORMAT - Pour un mail : Objet + Corps + Formule de politesse (signature à compléter par l'assistant·e) - Pour un courrier : En-tête type + objet + corps + formule + mention "je me tiens à votre disposition" AVANT DE RÉDIGER Si les informations sont incomplètes, pose 2 questions maximum : - Nom et fonction du destinataire ? - Résultat visé par cet écrit ? Puis rédige.
Tu es assistant de direction. Tu interviens sur deux moments de la
vie d'une réunion : AVANT (ordre du jour) et APRÈS (compte-rendu).
MODE "ORDRE DU JOUR"
Déclenche ce mode si on te donne un contexte AVANT la réunion.
Format à produire :
- En-tête : titre, date, horaire, durée estimée, lieu, participants
- Objectif global (1 phrase)
- Points à aborder, avec pour chacun : durée indicative, qui intervient,
type de point (information / décision / débat)
- Documents à préparer
- Total durée estimée
MODE "COMPTE-RENDU"
Déclenche ce mode si on te donne des notes APRÈS la réunion.
Structure obligatoire :
**En-tête**
Date, participants, durée, objet.
**Décisions prises**
Liste numérotée. Une phrase par décision. Si aucune : le dire clairement.
**Actions à mener** (TABLEAU)
| Action | Responsable | Échéance | Priorité |
Responsable manquant → "À DÉSIGNER".
Échéance manquante → "À PRÉCISER".
**Points non tranchés**
Sujets discutés sans conclusion (à remettre à l'ordre du jour suivant).
**Informations communiquées**
Chiffres, documents cités, annonces.
**Prochaine réunion**
Date + sujets à prévoir.
RÈGLES GÉNÉRALES
- Tu ne brodes jamais. Si une info n'est pas dans les notes, tu ne
l'inventes pas.
- Tu restes factuel. Pas d'adjectif émotionnel ("excellente réunion",
"débat passionnant").
- Tu signales les zones floues en fin de CR : "À clarifier : [...]"
- Longueur max : 1 page A4.
DÉMARRAGE
Demande-moi :
- Mode ordre du jour ou compte-rendu ?
- Contexte rapide (nom du service, type de réunion).
Tu assistes une personne en charge de tâches RH dans une PME française (sans service RH dédié, ou en appui d'un·e chargé·e de recrutement). TÂCHES QUE TU GÈRES 1. FICHES DE POSTE Structure : intitulé, service, rattachement, missions principales (5-7), missions secondaires (3-5), compétences requises (savoir-faire et savoir-être), conditions (temps de travail, rémunération indicative, lieu), perspectives d'évolution. 2. ANNONCES DE RECRUTEMENT Adapte le ton et la longueur au canal (Pôle Emploi / APEC / LinkedIn / site d'entreprise). Tu proposes 2 versions si le canal n'est pas précisé. Toujours : intitulé clair, présentation courte entreprise, missions, profil, conditions, modalités candidature. 3. TRAMES D'ENTRETIEN Structure : accueil (5 min) / parcours (15 min) / mise en situation (15 min) / questions candidat (10 min) / suite du processus (5 min). Tu proposes 8 à 12 questions adaptées au poste. Pas de question discriminante (cf. interdits ci-dessous). 4. MAILS RH Convocation, refus, proposition d'embauche, promesse d'embauche, intégration. Toujours courtois, même en cas de refus. 5. PRÉ-QUALIFICATION CV Quand on te donne un CV, tu fais : résumé parcours (3 lignes), points forts, points de vigilance, questions à poser en entretien. Tu NE CLASSES PAS et tu NE RECOMMANDES PAS d'embaucher ou non. INTERDITS ABSOLUS (discrimination) Tu ne poses jamais et tu ne suggères jamais de questions sur : - Âge (sauf mention "ex-junior", "ex-senior" pour décrire le parcours) - Situation familiale, enfants, projet familial - Origine, nationalité, religion, orientation - Santé, handicap (sauf aménagement du poste si évoqué par candidat) - Opinions politiques, syndicales TON Professionnel, factuel, inclusif. Tu utilises les doublets (un·e candidat·e) ou la formulation épicène. DÉMARRAGE Demande quelle tâche RH, puis le contexte minimal (nom du poste, entreprise, secteur).
Tu es assistant organisation & méthodes. Tu aides un·e assistant·e à
structurer le quotidien du bureau : écrire des procédures, onboarder
les nouveaux, synthétiser des documents longs.
TÂCHES PRINCIPALES
1. PROCÉDURE / MODE OPÉRATOIRE
Quand on te décrit un processus (même en vrac), tu produis :
- Titre
- Objectif de la procédure (1 phrase)
- Acteurs concernés
- Pré-requis / documents nécessaires
- Étapes numérotées (verbe d'action, 1 étape = 1 action atomique)
- Points de vigilance
- Qui contacter en cas de problème
Format max : 1 page A4 lisible.
2. KIT D'ONBOARDING NOUVEAU COLLÈGUE
Livrable structuré :
- Semaine 1 : qui rencontrer, qu'est-ce qu'on lit, qu'est-ce qu'on fait
- Semaine 2 : premières responsabilités, outils à maîtriser
- Mois 1 : point de bilan, objectifs
Tu proposes un checklist cochable pour chaque section.
3. SYNTHÈSE DE DOCUMENT LONG
Quand on te donne un document (contrat, rapport, doc technique) :
- Résumé en 5 lignes (pour un décideur pressé)
- Points-clés à retenir (5-7, sous forme de puces)
- Actions à entreprendre s'il y en a
- Zones floues ou à clarifier
- Vocabulaire technique expliqué si nécessaire
4. GUIDE DE CLASSEMENT
Tu proposes une arborescence de dossiers (physique ou numérique)
logique pour un service donné, avec nomenclature.
RÈGLES TRANSVERSALES
- Toujours demander le contexte minimal avant de produire.
- Jamais de jargon non expliqué.
- Une procédure doit pouvoir être suivie par quelqu'un qui n'a JAMAIS
fait la tâche.
- Tu privilégies le concret ("cliquer sur l'icône en haut à droite")
au vague ("accéder aux paramètres").
DÉMARRAGE
Demande-moi :
1. Quelle tâche parmi les 4 ?
2. Le contexte (service, public cible).
À la fin du module, chaque participant a installé 1 ou 2 Gems et les a testés sur ses propres documents. Il repart avec un kit directement utilisable en stage ou en poste, dès le lendemain.
Ouverture Mistral, NotebookLM, Copilot.
3 outils en démo (20 min total) : Mistral 6 min, NotebookLM 10 min (avec démo podcast), Copilot 4 min. Plus, en référence support uniquement, panorama LLM élargi (D) et image/vidéo (E) à survoler.
A · Mistral Le Chat 6 min
Ce que tu montres
- L'interface (très proche de Gemini → transférabilité confirmée)
- Le même prompt CRAFT du matin testé sur Mistral → résultat comparable
- Argument souveraineté : entreprise française, serveurs UE, AI Act-friendly
Si vous travaillez avec des données clients sensibles, Mistral est un choix plus serein que ChatGPT. Pensez-y pour les données de votre entreprise ou de ses clients.
B · NotebookLM 10 min ★ démo choc
Ce que tu fais en direct
- Demande à un stagiaire un document pro (rapport, mémoire, convention collective, dossier).
- Upload dans NotebookLM devant le groupe.
- Pose 3 questions :
- « Résumé en 10 points »
- « Quelles sont les zones d'alerte ou clauses importantes ? »
- « Génère une FAQ de 10 questions que se poserait un collaborateur »
- Le coup de grâce : Génère un podcast audio de 10-12 min. Joue les 30 premières secondes devant la salle.
Cas d'usage à présenter
Assistant·e admin
Synthétiser une convention collective ou un accord d'entreprise.
Secrétaire
Extraire les points-clés d'un dossier juridique reçu par courrier.
Support RH
Comprendre un contrat de travail atypique avant un entretien.
Prise de poste
Absorber un manuel de procédure quand on arrive dans une nouvelle structure.
C · Microsoft Copilot 4 min
Pourquoi en parler brièvement
Plusieurs stagiaires vont arriver dans des structures sous licence Microsoft 365. Ils croiseront Copilot intégré à Word, Outlook, Excel. À connaître, sans en faire le cœur.
- Payant (abonnement dédié en plus de Microsoft 365). Tout le monde ne l'aura pas.
- Intégré directement dans Word (rédaction, résumé), Outlook (réponse, synthèse), Excel (analyse, formules).
- Avantage : plus besoin de faire des copier-coller entre l'IA et son document.
- Limite : si votre employeur n'a pas la licence, Gemini reste une excellente alternative gratuite.
- Message final : tout ce que vous avez appris aujourd'hui sur Gemini est transposable à Copilot. Les méthodes CRAFT et les Gems n'ont pas de frontière d'outil.
D · Panorama LLM élargi référence support
Le tableau suivant n'est pas à présenter en détail dans la session (timing trop serré). Il est dans l'app stagiaires comme aide-mémoire post-formation. À mentionner en 30 secondes : « il existe d'autres IA, vous les retrouverez dans votre support ».
| Outil | Éditeur | Spécificité | Tarif |
|---|---|---|---|
| Gemini | Polyvalent, intégré écosystème Google, Gems | Gratuit + payant | |
| ChatGPT | OpenAI | L'IA grand public la plus connue, DALL-E intégré | Gratuit + 20 €/mois |
| Claude | Anthropic | Qualité rédactionnelle, nuances en français | Gratuit + payant |
| Le Chat | Mistral · FR | Souverain, serveurs UE, AI Act | Gratuit + payant |
| Perplexity | Perplexity AI | Moteur de recherche IA avec sources cliquables | Gratuit + payant |
| NotebookLM | Travail sur documents fournis, podcast audio | Gratuit | |
| Copilot | Microsoft | Intégré à Word, Outlook, Excel | Payant entreprise |
E · Génération d'images et de vidéos référence support
Sujet émergent qui revient en réunion d'équipe et que les stagiaires entendent partout. Le détail est dans l'app stagiaires (étape 05). En salle, mention rapide :
Génération d'images
Intégrée dans Gemini (Nano Banana, gratuit) et ChatGPT (DALL-E). Outils dédiés : Midjourney (qualité référence), Adobe Firefly (sécurisé droits d'auteur).
Génération de vidéos
Dans Gemini avec Veo 3.1 (payant, 8s, 4K, audio natif). Outils dédiés : Kling (8 €/mois, accessible), Runway (15-95 €/mois, pro).
Sora ferme le 26 avril 2026 (application web OpenAI). API en septembre 2026. Si quelqu'un mentionne Sora, c'est dépassé : le marché s'est concentré sur Veo, Kling, Runway.
Hygiène, RGPD, clôture.
Cinq règles non négociables. Crucial pour ce public qui manipulera des données de salariés, candidats, clients, usagers.
Les 5 règles à afficher
Nom + adresse + numéro de sécu + téléphone d'un salarié, candidat ou client dans un prompt grand public = STOP.
Bulletin de paie, contrat de travail, dossier médical, CV avec coordonnées : pas dans les versions gratuites grand public.
100 % de la responsabilité reste à l'humain qui envoie le mail, signe le courrier, transmet le dossier.
« Le salarié X » plutôt que « Jean Dupont ». « Entreprise Y » plutôt que le nom de votre employeur.
Démonstration en live sur Gemini : Paramètres → Activité → Désactiver l'enregistrement.
Clôture, Tour de table
Chacun énonce UN cas d'usage qu'il va mettre en place la semaine suivante en stage, en recherche, ou sur un document personnel.
Les questions pièges à anticiper
« L'IA va-t-elle remplacer le métier d'assistant·e ? »
« C'est gratuit combien de temps ? »
« Et mes données, elles partent où ? »
« Est-ce que mon employeur va accepter que j'utilise ça ? »
« Et si l'IA se trompe et que j'envoie une erreur à un candidat ou à un client ? »
« Pourquoi pas ChatGPT ? »
Sur votre CV, mentionnez que vous avez été formé·e à l'IA générative et que vous maîtrisez Gemini + Gems métier. En 2026, c'est une compétence différenciante. Sur LinkedIn, ajoutez-la dans vos compétences.
Un point concret qui aidera à leur recherche d'emploi immédiatement.
Les cours stagiaires.
Quatre cours distribuables aux stagiaires, couvrant les cas d'usage concrets qu'ils rencontreront dès leur prise de poste. À envoyer par mail, imprimer, ou consulter en ligne.
Objectifs du cours
Compétences visées
Rédiger mail professionnel adapté, produire courrier officiel aux codes français, adapter son registre selon le destinataire.
Posture pro
Utiliser l'IA sans perdre en qualité, reconnaître et corriger les pièges des textes générés, garder sa plume.
La règle des 3P
Chaque écrit professionnel doit contenir :
Formule d'appel et de clôture adaptées. Ni familier, ni pompeux.
Une idée par paragraphe. Dates concrètes. Montants chiffrés. Pas de vague.
Une action claire. Que voulez-vous que le destinataire fasse après lecture ?
Les 8 cas pratiques les plus fréquents
Cas 1, Mail de demande de devis à un fournisseur
Situation : votre entreprise envisage de commander du matériel de bureau auprès d'un nouveau fournisseur. On vous demande d'obtenir un devis.
Contexte : je suis assistante administrative dans une PME de 20 personnes à Agen. Notre fournisseur historique de mobilier de bureau augmente ses prix de 15%. La direction m'a demandé de contacter un nouveau fournisseur pour un devis de renouvellement du mobilier de l'open-space (8 postes). Rôle : tu es Plume Admin. Action : rédige un mail de première prise de contact, professionnel et précis, qui demande un devis. Format : mail standard avec objet. 120-150 mots. Ton : courtois, professionnel, pas dans la demande commerciale pressée. Précise : je ne veux pas encore donner le nom de mon entreprise, juste le secteur.
Points à retenir
- Objet précis, court, professionnel
- Corps en 3 paragraphes : contexte / demande / relance
- Rien de confidentiel révélé (nom entreprise, budget)
- Formule finale qui laisse la porte ouverte
Cas 2, Relance client pour impayé
Situation : une facture de 3 450 € impayée depuis 45 jours. Première relance officielle.
Contexte : je suis assistante administrative. Une facture n°2025-0847 de 3 450 € TTC émise le 15 février est restée impayée à ce jour. Le client est un de nos clients réguliers (plus de 3 ans de relation), sans impayé jusqu'ici. Rôle : Plume Admin. Action : rédige une première relance courtoise, qui envisage un oubli plutôt qu'une mauvaise foi, et qui propose de nous appeler si un problème de trésorerie existe. Format : courrier officiel (pas mail) car c'est une première relance qui sera classée. Objet, corps, formule. Ton : ferme mais courtois. Aucune mention de pénalités à ce stade.
Astuce pro : pour la 2e relance, ton plus ferme. Pour la 3e, mention des pénalités légales et préparation d'une mise en demeure.
Cas 3, Note de service interne
Situation : fermeture du parking visiteurs pour travaux pendant 3 semaines. Informer tout le personnel.
Contexte : PME de 35 personnes. Le parking visiteurs (8 places) sera fermé pour travaux de réfection du 3 au 24 juin. Les collaborateurs utilisant habituellement leur voiture devront se garer sur le parking municipal à 400 mètres. Rôle : Plume Admin. Action : rédige une note de service diffusée par mail à tout le personnel. Format : note de service classique (titre, destinataires, objet, corps, signature de la direction). Ton : informatif, factuel, sans excuse excessive mais avec reconnaissance de la gêne occasionnée. Précise : je rajouterai que le remboursement des frais de parking municipal sera pris en charge sur justificatif.
Points de vigilance : une note de service ne se négocie pas. Toujours préciser la période exacte. Proposer une solution alternative.
Cas 4, Mail de convocation à une réunion
Contexte : je prépare la convocation d'une réunion de service pour jeudi 6 juin, 14h-16h, salle B2. Objet : point d'étape sur le projet de dématérialisation des factures fournisseurs. 6 participants. Rôle : Plume Admin. Action : rédige le mail de convocation, avec un ordre du jour intégré. Format : mail interne, 120 mots max. Objet, corps, OdJ en liste. Ton : professionnel interne. Précise : rappelle que chacun doit venir avec son retour sur la V1 du cahier des charges envoyée la semaine dernière.
Cas 5, Réponse à une réclamation client
Situation : un client mécontent a écrit un mail agressif après un retard de livraison.
Contexte : un client régulier, M. Dupont, a écrit un mail mécontent suite à un retard de livraison de 5 jours. Le retard est de notre fait (erreur en entrepôt). Nous allons le livrer demain sans frais supplémentaires. Rôle : Plume Admin. Tu gères une situation émotionnelle. Action : rédige la réponse. Format : mail, 150 mots max. Ton : reconnaissance pleine et entière du problème, explication factuelle brève, solution concrète, réassurance finale. Pas d'excuse excessive. Pas de justification technique longue. Règle : je veux que le client se sente écouté et qu'il reprenne confiance.
Structure type d'une réponse à réclamation
- Accuser réception : « J'ai bien pris connaissance de votre message »
- Reconnaître : « Votre mécontentement est légitime »
- Expliquer factuellement : la cause, brièvement
- Solution : ce qui est mis en place maintenant
- Réassurance : engagement pour éviter la répétition
- Ouverture : proposition de contact direct
Cas 6, Courrier de refus (sans vexer)
Contexte : nous avons reçu la candidature de Mme Martin pour un poste d'assistante commerciale. Entretien réalisé. Profil sérieux mais pas retenu car nous avons eu un autre candidat avec une expérience sectorielle directement pertinente.
Rôle : Plume Admin.
Action : rédige le mail de refus.
Format : mail, 100 mots max.
Ton : respectueux, encourageant, sans sur-promesse ("nous garderons votre CV" SEULEMENT si c'est vrai).
Règle : je ne veux pas mentir. Je veux être honnête tout en restant bienveillante.
Cas 7, Demande de précisions à un prestataire
Contexte : reçu un devis qui ne précise pas : les délais d'exécution, le détail des prestations par poste, les conditions d'annulation, les modalités de paiement. Rôle : Plume Admin. Action : rédige un mail qui demande ces 4 précisions sans paraître tatillonne. Format : mail, 100 mots. Ton : professionnel, structuré, sans excès de formules. Règle : les 4 questions en liste numérotée pour faciliter la réponse.
Cas 8, Annonce d'une arrivée
Contexte : Mme Lemaire rejoint notre service comptabilité le lundi 10 juin. Poste : comptable fournisseurs. Parcours : 8 ans dans une société similaire. Bureau : 2e étage, bureau 204. Rôle : Plume Admin. Action : rédige le mail d'annonce de son arrivée à tout le service. Format : mail interne chaleureux, 120 mots. Ton : accueillant, chaleureux sans être familier. Donne envie de bien l'accueillir. Règle : inclus un appel à venir lui souhaiter la bienvenue + un pot d'accueil prévu le vendredi 14 à 17h.
Adapter le registre : les 4 niveaux
| Niveau | Exemple | À utiliser avec |
|---|---|---|
| 1. Soutenu | « Je vous prie d'agréer » | Courrier officiel, direction, clients VIP |
| 2. Standard pro | « Cordialement » | Mail professionnel courant (majorité des cas) |
| 3. Convivial pro | « Belle journée » / « À bientôt » | Collègues proches, relations régulières |
| 4. Interne familier | Pas de formule | Équipe proche, messagerie type Teams |
Demandez toujours au Gem : « Adapte au registre [1/2/3/4] ».
Les 5 pièges des textes générés par IA
« J'espère que ce mail vous trouvera bien » → peu française. À bannir.
Phrases de 40 mots qui disent peu. Coupez en 2 ou 3 phrases courtes.
« très », « vraiment », « effectivement » : à limiter fortement.
« Dans le cadre de notre démarche qualité… » → à supprimer ou concrétiser.
L'IA peut changer en cours de texte. À vérifier systématiquement en relecture.
Checklist relecture avant envoi
- Le destinataire est-il le bon ?
- L'objet est-il clair et précis ?
- Les dates et montants sont-ils exacts ?
- Y a-t-il une action demandée claire ?
- La formule de politesse correspond-elle au destinataire ?
- Pas de pièce jointe oubliée ?
- Les infos confidentielles sont-elles bien réservées au destinataire ?
Construire ses templates
Choisissez 3 situations que vous rencontrerez dans votre futur poste. Pour chacune :
- Écrivez le contexte en 4-5 lignes
- Rédigez un prompt CRAFT complet
- Lancez-le dans Plume Admin
- Relisez la proposition avec votre regard critique
- Ré-injectez vos retours : « rends-le plus court », « plus chaleureux », « moins formel »
Gardez les 3 résultats dans un dossier « Modèles » sur votre ordinateur. Ce seront vos premiers templates réutilisables.
Mini-annexe, 5 cas Gemini pour Excel
Ce cours n'est pas une formation Excel, mais voici 5 prompts qui vous dépanneront :
- « Dans Excel, comment séparer prénom et nom d'une colonne ? »
- « J'ai une erreur #VALEUR! dans ma formule [coller]. Explique-moi. »
- « Comment compter les cellules qui contiennent un mot précis ? »
- « Comment figer la première ligne quand je fais défiler ? »
- « J'ai une date au format américain. Comment la reconvertir en français ? »
Ne collez JAMAIS de mail entier qui contient le nom, l'adresse ou le téléphone réel d'un tiers. Remplacez par « M. X », « société Y », « 123 rue Example ». Préférez donner à l'IA un brouillon épuré, et réinjectez les vraies coordonnées après la rédaction.
Pourquoi les réunions sont un terrain parfait pour l'IA
Les réunions produisent une masse d'informations non structurées : notes griffonnées, phrases interrompues, décisions floues, actions évoquées mais jamais nommées.
Votre valeur humaine
Transformer le flou en livrable clair. Comprendre le non-dit. Identifier qui fait quoi réellement. Signaler ce qui manque.
La valeur de l'IA
Faire 80 % du travail de structuration pour vous. Vous faites garder les 20 % de jugement.
AVANT, L'ordre du jour
Une réunion sans ordre du jour = une réunion qui déborde, tourne en rond, et ne décide rien. Votre rôle est de cadrer.
Structure standard
- En-tête : titre, date, horaires, lieu (ou lien visio), participants attendus
- Objectif global : 1 phrase qui dit ce que la réunion doit produire
- Points à aborder, avec pour chacun : durée indicative, qui intervient, type (information / décision / débat)
- Documents à préparer par chacun avant la réunion
- Temps total estimé (à la minute près)
Prompt type
Contexte : je prépare une réunion de service pour jeudi 12 juin, 14h-16h, salle B2. Participants : le chef de service + 5 collaborateurs du service comptabilité. Objectif : point d'étape sur le projet de dématérialisation des factures fournisseurs lancé en mars. Rôle : CR & Ordre du jour, mode "ordre du jour". Action : rédige l'OdJ complet. Sujets à aborder : - Avancée globale du déploiement (20 min, chef de service, information) - Retour d'expérience des 2 premiers mois (30 min, chaque collaborateur, débat) - Problèmes techniques identifiés et plan d'action (30 min, tour de table, décision) - Formation des nouveaux arrivants à l'outil (20 min, décision à prendre) Précise : les participants doivent venir avec leur liste des 3 principales difficultés rencontrées.
PENDANT, Prise de notes efficace
Vous n'êtes pas là pour tout noter mot à mot. Vous êtes là pour capturer la matière utile qui sera transformée en CR par la suite.
Les 4 types d'informations à capturer en priorité
- Les décisions (notez-les en majuscules ou en gras)
- Les actions : qui fait quoi pour quand
- Les chiffres (montants, délais, effectifs)
- Les désaccords ou points en suspens
Conseil pratique, Prise de notes en 4 colonnes
| Décisions | Actions | Chiffres | À clarifier |
|---|---|---|---|
| Ce qui est tranché | Qui / Quoi / Quand | Montants, délais | Points flous |
Plus vous structurez à la prise de notes, moins l'IA aura à deviner.
APRÈS, Le compte-rendu
Structure obligatoire
- En-tête : date, durée, participants (présents / excusés), animateur, secrétaire de séance, objet
- Décisions prises : liste numérotée, une phrase par décision
- Actions à mener : en tableau (Action / Responsable / Échéance / Priorité / Statut)
- Points en débat non tranchés
- Informations communiquées (chiffres, documents cités)
- Prochaine réunion : date + sujets à anticiper
Règles d'or du tableau d'actions
- Responsable non désigné →
À DÉSIGNER(force l'attribution au prochain point) - Échéance non précisée →
À PRÉCISER - Chaque action doit avoir un seul responsable (même si plusieurs travaillent dessus)
Prompt type pour générer un CR
Contexte : je viens de tenir le rôle de secrétaire de séance lors de la réunion de service comptabilité du 12 juin 2025. Voici mes notes brutes [coller vos notes]. Rôle : CR & Ordre du jour, mode "compte-rendu". Action : produis le CR selon la structure standard. Précise : - Participants : Paul R. (chef), Marie D., Ahmed L., Lucie B., Thomas C. - Absente excusée : Nora S. - Animateur : Paul R. - Secrétaire : moi - Objet : point d'étape dématérialisation factures fournisseurs Règle importante : si certaines actions n'ont pas de responsable clair, marque "À DÉSIGNER". Si des échéances manquent, marque "À PRÉCISER". Longueur max : 1 page A4.
Cas pratique, Notes brutes → CR propre
Réunion 12/06 14h-15h30 Présents : Paul, Marie, Ahmed, Lucie, Thomas Absente : Nora (congé) Paul → état d'avancement dématérialisation - 85% factures traitées via nouveau logiciel - reste 15% : pb techniques Marie → expériences utilisateurs : bien dans l'ensemble, lenteur le matin Ahmed → bug identifié sur module export comptable, ticket ouvert depuis 3 semaines Paul dit : relancer fermement cette semaine DÉCISION : formation complémentaire fin juin pour nouvelles recrues Qui pilote ? Marie Lucie → 4 fournisseurs refusent dématérialisation Paul : voir service juridique, pas urgent Thomas → budget maintenance +10% en 2026 Paul : je gère avec direction financière, revoir en septembre Prochaine réunion : 3 juillet 14h
COMPTE-RENDU, RÉUNION DE SERVICE COMPTABILITÉ
Date : 12 juin 2025, 14h00-15h30
Animateur : Paul R. · Secrétaire : Catherine M.
Décisions prises
- Demi-journée de formation complémentaire fin juin pour les nouvelles recrues. Pilotage : Marie D.
- Relance ferme du prestataire cette semaine (Ahmed L.).
Actions à mener
| Action | Resp. | Échéance | Priorité |
|---|---|---|---|
| Relancer prestataire | Ahmed L. | 19 juin | Haute |
| Organiser formation | Marie D. | 30 juin | Haute |
| Consulter juridique | À DÉSIGNER | À PRÉCISER | Basse |
Votre travail humain ensuite : relire, ajouter ce qui manque, corriger les noms, envoyer dans la journée (règle des 24h).
Votre premier CR assisté
- Trouvez ou inventez une situation de réunion (5-6 participants, 1 heure)
- Rédigez 10 lignes de prise de notes brute réaliste
- Passez-la dans le Gem CR & Ordre du jour
- Vérifiez la structure du résultat
- Identifiez ce qui a été bien compris et ce qu'il faut corriger
L'IA peut broder si les notes sont lacunaires. Vérifiez systématiquement les chiffres, les dates, les noms, les responsabilités. Si votre note dit « on envisage un audit », l'IA peut écrire « un audit a été décidé ». C'est faux. Relisez toujours.
Ce cours couvre les tâches RH courantes qu'un·e assistant·e admin rencontre. Il ne fait PAS de vous un·e juriste du droit du travail. Pour les sujets sensibles (licenciement, contentieux, négociation collective, harcèlement), c'est le DRH ou un avocat qui intervient. Votre rôle est d'appuyer, pas de décider.
Les 6 questions discriminantes à NE JAMAIS poser
Ce sont des interdictions légales. Toute question sur ces sujets peut entraîner un contentieux prud'hommal.
| Sujet | Interdit | Pourquoi |
|---|---|---|
| Âge | « Vous avez quel âge ? » | Discrimination liée à l'âge |
| Famille | « Vous avez des enfants ? » | Discrimination situation familiale |
| Origine | « D'où vient votre nom ? » | Discrimination liée à l'origine |
| Religion | « Vous pratiquez une religion ? » | Discrimination religieuse |
| Santé | « Vous avez été malade ? » | Discrimination liée à la santé |
| Syndicat | « Vous êtes syndiqué·e ? » | Discrimination syndicale |
À la place, posez des questions sur les compétences, l'expérience, les motivations, la disponibilité.
La fiche de poste
Structure standard
- Intitulé (ex : « Assistant·e comptable »)
- Service de rattachement
- Positionnement hiérarchique
- Missions principales (5 à 7)
- Missions secondaires (3 à 5)
- Compétences : savoir-faire + savoir-être
- Conditions : temps, statut, rémunération, lieu
- Perspectives d'évolution
Prompt type
Contexte : nous recrutons un·e assistant·e comptable pour notre PME de services aux entreprises (30 salariés, Lot-et-Garonne). Rôle : Starter RH, tâche "fiche de poste". Action : rédige la fiche complète. Précisions : - Rattachement : responsable comptable - Temps plein, CDI - Missions : saisie factures fournisseurs, rapprochements bancaires, TVA, relances clients, éléments de paie - Compétences : maîtrise Excel, logiciel EBP ou équivalent, 2 ans d'expérience min - Savoir-être : rigueur, discrétion, sens de l'équipe - Rémunération : 26 à 30 k€ brut annuel - Lieu : Agen, locaux accessibles PMR - Perspectives : évolution responsable comptable junior d'ici 3-5 ans Règle : utilise la formulation épicène ou les doublets (un·e candidat·e).
- Ne pas gonfler la fiche : 10 ans d'exp + trilingue + 12 logiciels à 28 k€ = personne ne candidate
- Être réaliste sur la rémunération : mentir coûte le candidat au bout de 3 mois
- Savoir-être : 3 à 5 max, choisis pour leur pertinence
L'annonce de recrutement
Adapter au canal
| Canal | Longueur | Ton |
|---|---|---|
| Pôle Emploi / France Travail | Courte, factuelle | Neutre, administratif |
| APEC | Moyenne | Professionnel, parcours détaillé |
| Moyenne, storytelling ok | Incarné, culture entreprise | |
| Site entreprise | Longue, détaillée | Aligné identité |
| Indeed | Courte | Pragmatique, aller à l'essentiel |
Mentions légales obligatoires
- La localisation du poste
- La nature du contrat (CDI / CDD / intérim)
- Le temps de travail (plein / partiel)
- La formulation inclusive (H/F ou F/H ou épicène)
- Pour un CDD : durée et motif
- L'absence de critères discriminatoires
La trame d'entretien
| Phase | Durée | Objectif |
|---|---|---|
| 1. Accueil | 5 min | Mettre à l'aise, présenter le cadre |
| 2. Parcours du candidat | 15 min | Comprendre son expérience, sa motivation |
| 3. Mise en situation / technique | 15 min | Valider les compétences |
| 4. Questions du candidat | 5-10 min | Répondre à ses interrogations |
| 5. Suite du processus | 5 min | Expliquer les prochaines étapes |
10 questions non-discriminantes prêtes à l'emploi
- « Pouvez-vous me parler de votre parcours en 5 minutes ? »
- « Qu'est-ce qui vous a donné envie de postuler chez nous ? »
- « Décrivez-moi une journée-type dans votre précédent poste. »
- « Quelle tâche maîtrisez-vous le mieux ? Laquelle vous met encore en difficulté ? »
- « Comment gérez-vous la pression en période de clôture ? »
- « Donnez-moi un exemple d'erreur commise et ce que vous en avez appris. »
- « Dans votre dernier poste, avec qui travailliez-vous au quotidien ? »
- « Quel est votre rapport au télétravail / au présentiel ? »
- « Quelles sont vos disponibilités de prise de poste ? »
- « Avez-vous des questions sur le poste, l'équipe, l'entreprise ? »
Les 4 mails RH courants
Mail de convocation à entretien
Contexte : je dois convoquer Mme Rachel D. pour un entretien le jeudi 15 juin à 10h dans nos locaux à Agen. Rôle : Starter RH, tâche "mail RH". Action : rédige le mail de convocation. Précisions : - Poste : assistant·e comptable - Durée entretien : 45 min - 2 interlocuteurs côté entreprise - Adresse + code de l'interphone - Stationnement possible devant les locaux - Contact téléphonique pour cas d'empêchement Règle : mail accueillant mais professionnel, 130 mots max.
Mail de refus (après entretien)
Contexte : je dois répondre à Mme X. Elle avait un bon profil mais nous avons retenu un autre candidat avec une expérience plus directement alignée. Elle mérite un vrai retour. Rôle : Starter RH, tâche "mail RH". Action : rédige le mail de refus, respectueux et bienveillant. Règle : 100 mots max. Pas de formule mensongère type "nous gardons votre CV" si on ne le garde pas vraiment. Encourager sans en faire trop.
Mail de proposition d'embauche
Contexte : nous avons retenu M. Y pour le poste. Rôle : Starter RH, tâche "mail RH". Action : rédige la proposition d'embauche. Précisions : - Poste : assistant·e comptable - CDI, période d'essai 2 mois renouvelable - Salaire : 28 k€ brut annuel - Date de prise de poste : lundi 1er juillet - Envoi du contrat signé attendu sous 7 jours Règle : ton chaleureux mais pro, 150 mots, sans familiarité excessive.
Mail d'accueil (arrivée)
Contexte : M. Y arrive ce lundi matin pour sa prise de poste. Rôle : Starter RH, tâche "mail RH". Action : rédige le mail d'accueil envoyé avant son arrivée. Précisions : - RDV 9h à l'accueil, demander Catherine M. - Matinée : visite locaux, présentation équipe, matériel, point RH - Après-midi : mise en place poste, échange avec la responsable - Déjeuner offert en équipe ce midi Règle : ton chaleureux, 120 mots.
La pré-qualification CV
- Ne JAMAIS noter, classer ou trier les CV avec l'IA comme décision finale
- L'IA sert à faire une synthèse objective transmise au décideur humain
- La décision d'embauche reste humaine, toujours
Voici le CV de Mme X qui a postulé pour le poste d'assistant·e comptable. [Coller le CV anonymisé] Rôle : Starter RH, tâche "pré-qualification CV". Action : fais-moi une synthèse structurée : 1. Résumé du parcours en 3-4 lignes 2. Les 3 points forts pour le poste 3. Les 2 ou 3 points de vigilance ou à éclaircir 4. Les 5 questions que je devrais lui poser en entretien Règle absolue : tu NE dis PAS si elle doit être retenue. Tu NE notes PAS. Tu ne recommandes PAS.
Ce que l'IA peut / ne doit pas faire sur un CV
- Résumer objectivement le parcours
- Repérer les années de trou non expliquées
- Identifier compétences mentionnées vs fiche de poste
- Suggérer des questions pour clarifier
- Classer / noter / trier
- Recommander d'embaucher ou non
- Identifier genre, origine, âge comme critères
- Comparer deux candidats
Construisez votre kit RH
Choisissez 1 poste fictif (ou réel). Produisez via Gemini + Starter RH :
- Fiche de poste complète
- Annonce pour Pôle Emploi
- Trame d'entretien (10 questions non discriminantes)
- Mail de convocation à un entretien fictif
- Mail de refus après cet entretien
Gardez l'ensemble dans un dossier modeles-RH. Ce sera votre portfolio quand vous postulerez sur un poste à dimension RH.
- CV, candidatures et notes d'entretien = données personnelles protégées
- Durée de conservation : 2 ans après le dernier contact, sauf demande explicite
- Anonymisez avant de coller un CV dans une IA grand public (retirez nom, adresse, téléphone, email)
- Pour un usage sérieux en entreprise : solution IA avec clauses RGPD d'entreprise
Pourquoi ce cours est crucial
En poste d'assistant·e admin ou secrétariat, vous manipulerez des données personnelles presque tous les jours : contrats de travail, bulletins de paie, CV, coordonnées clients, dossiers RH, pièces d'identité scannées, fichiers Excel avec noms et salaires…
Utiliser l'IA sur ces données sans précaution = risque juridique réel pour votre employeur, et pour vous. Ce cours donne les réflexes de base, sans jargon juridique inutile.
Le RGPD en 5 phrases simples
- Une donnée personnelle = toute information qui permet d'identifier une personne (nom, adresse, n° sécu, email pro, IBAN…)
- Vous ne pouvez pas utiliser ces données comme bon vous semble
- Un traitement = toute action sur ces données : les lire, copier, envoyer, modifier, stocker, transmettre à un outil d'IA
- Le principe de base : minimum de données, durée minimale, but précis, personne informée
- Vous êtes responsable de ce que vous faites des données dans votre poste
Les 3 catégories de données à connaître
| Catégorie | Exemples | IA grand public ? |
|---|---|---|
| A · Classiques | Nom, email pro, tél pro, numéro client | OK si anonymisé |
| B · Sensibles renforcées | Date naissance, n° sécu, RIB, photo, signature, tél perso | JAMAIS |
| C · Hautement sensibles | Origine, opinions, religion, syndicat, santé, orientation | INTERDITE |
Les 5 règles d'or
Remplacez noms par [Nom], adresses par [Adresse], numéros par [TEL], [IBAN]. Gardez un fichier .txt d'expressions-types d'anonymisation.
Même anonymisé, ne collez pas un bulletin de paie entier, un contrat, un CV complet. Collez seulement la partie qui vous intéresse.
L'IA peut sortir une proposition contenant des données inventées mais crédibles. Relisez ligne par ligne avant d'envoyer, surtout dates, montants, noms, adresses.
Paramètres Gemini → Activité → Désactiver. Sans cette désactivation, vos conversations peuvent entraîner l'IA.
Si vous hésitez à coller un document : ne le faites pas. Demandez à votre responsable s'il existe une charte IA ou un outil d'IA pro.
Cas concrets rencontrés au quotidien
Cas 1, Synthétiser 25 CV reçus
« Voici 25 CV reçus pour le poste. Classe-les et dis-moi lesquels retenir. »
Problèmes : collection massive de données personnelles + demande à l'IA de prendre une décision humaine.
- Lecture humaine des 25 CV, pré-sélection de 6
- Anonymisation de chacun (nom, adresse, tél, email retirés)
- IA pour synthétiser individuellement chaque CV retenu
- Transmission des 6 synthèses au responsable décideur
Cas 2, Note de service sur un salarié
« Rédige une note pour Marie Lemaire, née le 03/05/1987, 8 rue des Fleurs à Agen, tél 06XX, qui rejoint le service le 10 juin. »
Date de naissance, adresse, téléphone personnels. Inutile pour une note de service.
« Rédige une note d'arrivée pour Mme [Nom], qui rejoint le service comptable le 10 juin. Son bureau sera au 2e étage, bureau 204. »
Cas 3, Bulletin de paie d'un collègue
« Voici mon bulletin de paie [coller tout]. Explique-moi la cotisation mutuelle. »
Exposition totale : salaire, cotisations, matricule, n° sécu.
« Sur un bulletin de paie standard en France, dans quel cas voit-on la cotisation mutuelle prélevée 2 fois sur le même bulletin ? Est-ce une régularisation ? »
Cas 4, Fichier Excel RH
« Voici mon fichier Excel de salaires [coller]. Fais-moi une analyse. »
- Copier le fichier, remplacer les noms par « Salarié 1 », « Salarié 2 »…
- Faire l'analyse sur les données anonymisées
- Ré-appliquer les vrais noms dans le fichier final si utile
Cas 5, Lettre de licenciement
Vous ne rédigez JAMAIS une lettre de licenciement avec une IA grand public, même anonymisée. Cette tâche relève du DRH, d'un avocat, ou d'un cabinet spécialisé. Votre rôle peut être de la taper, pas de la concevoir via IA.
Cas 6, Mots de passe
Jamais de mot de passe dans un prompt d'IA, même « juste pour comprendre ». Jamais.
Hiérarchie des outils selon la sensibilité
| Type de données | Outil autorisé |
|---|---|
| Aucune donnée personnelle (réflexion, formation) | Gemini, ChatGPT, Mistral : tous grand public |
| Catégorie A anonymisée (noms remplacés) | Gemini, Mistral (UE) de préférence |
| Catégorie A non anonymisée | Outil d'entreprise avec contrat RGPD, ou pas d'IA du tout |
| Catégorie B (sécu, RIB, santé) | Pas d'IA grand public. Outil pro. |
| Catégorie C (sensibles) | Pas d'IA sans validation juridique. |
Les 8 signaux d'alerte
Si un·e collègue ou un manager vous demande l'une de ces 8 choses, vous avez le droit de temporiser :
- « Envoie-moi la liste complète des salaires »
- « Donne-moi les coordonnées personnelles de Mme X »
- « Copie-moi le dossier RH de Y »
- « Mets tous les CV dans un dossier partagé avec tout le service »
- « Utilise l'IA pour classer les candidatures »
- « Balance tout le fichier client à cette agence »
- « Passe-moi tes notes d'entretien »
- « Mets à jour le fichier avec les arrêts maladie des uns et des autres »
Réponse type : « Je vérifie d'abord avec [le DRH / le responsable admin / le DPO] si le cadre est OK, je reviens vers vous rapidement. »
Protégez-vous. Ce n'est pas à l'assistant·e de prendre les risques juridiques à la place de la direction.
Que faire en cas d'incident ?
- Ne paniquez pas. Signalez immédiatement au responsable hiérarchique
- N'effacez rien. Les traces servent à comprendre
- Notez l'heure et ce que vous avez fait
- Si données de clients, salariés, candidats concernées : notification CNIL sous 72 h possible. Laissez le DRH / direction s'en charger
Cartographier vos données
Dans votre futur poste, listez :
- 5 documents que vous manipulerez régulièrement
- Pour chaque document : quelles catégories de données il contient (A / B / C)
- Pour chaque document : pouvez-vous utiliser Gemini ? Anonymisé ? Pas du tout ?
- Qui serait votre référent RGPD dans cette structure ?
Votre aide-mémoire de poche
Les 5 réflexes à graver
- Anonymiser avant de coller
- Relire avant d'envoyer
- Désactiver l'entraînement dans les paramètres
- Demander en cas de doute
- Signaler tout incident sans attendre
Les 3 phrases à retenir
« L'IA est un outil, pas un décideur. »
« Si c'est sensible, c'est hors IA grand public. »
« Un·e assistant·e admin compétent·e en RGPD est en or. »
Ressources officielles
- CNIL (cnil.fr), référence française, fiches pratiques par secteur
- CEPD (edpb.europa.eu), référence européenne
- Guide du DPO débutant : CNIL
- AI Act : règlement européen spécifique à l'IA, guides CNIL progressifs
Ressources imprimables.
Tout ce que la check-list de préparation suppose, généré automatiquement et prêt à imprimer depuis l'app. Chaque ressource a son propre bouton d'impression ciblée.
Chaque ressource est calibrée pour un A4. Cliquez sur son bouton « Imprimer cette fiche » pour lancer uniquement l'impression de cette ressource (pas le support complet). Imprimez sur papier 100-120 g/m² pour les affiches et cartes de visite.
Fiche mémo CRAFT
À distribuer à chaque stagiaire en début de session. Format A4, à afficher sur leur bureau.
Support stagiaire
Kit post-formation, Les 5 Gems
À envoyer aux stagiaires sous 24 h après la formation, ou à imprimer pour distribution en fin de session. Un A4 par Gem.
gemini.google.com → menu Gems → Créer un Gem → nommez-le « Correcteur Pro » → collez les instructions ci-dessous dans la zone « Instructions » → enregistrez. Vous pouvez ensuite l'utiliser à tout moment.
Tu es relecteur et correcteur professionnel spécialisé dans l'écrit administratif et professionnel français. MISSION Corriger, améliorer et adapter tout texte qu'on te soumet, en restant fidèle à l'intention de l'auteur. RÈGLES - Orthographe et grammaire : correction silencieuse. - Ponctuation : règles françaises (espaces avant ! ? : ;). - Répétitions : signaler les mots répétés à moins de 3 lignes d'écart. - Anglicismes inutiles : proposer un équivalent français. - Phrases trop longues (> 30 mots) : suggérer un découpage. AVANT DE CORRIGER, TU DEMANDES : 1. À qui s'adresse le texte (client / collègue / hiérarchie / fournisseur) ? 2. Niveau de formalité (courrier officiel / mail standard / rapide) ? 3. Intention (informer / demander / refuser / rassurer / relancer) ? FORMAT DE RÉPONSE 1. Version corrigée (propre, sans marques) 2. Liste des modifications majeures (3-5 points max) 3. Suggestion d'amélioration de fond si pertinent INTERDITS : changer le sens sans demander, rajouter du contenu, juger le niveau de l'auteur.
Tu es l'assistant rédactionnel d'un·e assistant·e administratif·ve français·e. Tu rédiges des écrits professionnels normés et efficaces. MISSION Transformer un brief rapide en écrit professionnel prêt à envoyer. TYPES D'ÉCRITS - Mails (interne, client, fournisseur) - Courriers officiels (format A4) - Notes de service - Relances (paiement, réponse, action) - Réponses-types à réclamation - Mails de convocation, invitation, annonce RÈGLES ABSOLUES - Français impeccable, registre soutenu mais pas pompeux. - Objet de mail toujours inclus, précis, max 8 mots. - Formule d'appel adaptée au destinataire. - Règle des 3 P : Politesse - Précision - Proposition. - Longueur par défaut : 100 à 180 mots. SITUATIONS SENSIBLES Reconnaissance du problème → explication factuelle courte → solution concrète → formule d'ouverture. AVANT DE RÉDIGER, si les informations sont incomplètes, pose 2 questions maximum : nom/fonction du destinataire, résultat visé. Puis rédige.
Tu es assistant de direction. Tu interviens AVANT (ordre du jour) et APRÈS (compte-rendu) les réunions. MODE "ORDRE DU JOUR" - En-tête : titre, date, horaire, durée, lieu, participants - Objectif global (1 phrase) - Points : durée, intervenant, type (info/décision/débat) - Documents à préparer - Total durée estimée MODE "COMPTE-RENDU" Structure obligatoire : - En-tête (date, participants, durée, objet) - Décisions prises (numérotées, 1 phrase par décision) - Actions à mener (TABLEAU : Action | Responsable | Échéance | Priorité) * Responsable manquant → "À DÉSIGNER" * Échéance manquante → "À PRÉCISER" - Points non tranchés - Informations communiquées - Prochaine réunion RÈGLES GÉNÉRALES - Tu ne brodes jamais. Pas d'info inventée. - Factuel. Pas d'adjectif émotionnel. - Zones floues signalées en fin de CR. - Max : 1 page A4. DÉMARRAGE : demande mode OdJ ou CR, puis contexte rapide.
Tu assistes une personne en charge de tâches RH dans une PME française. TÂCHES 1. FICHES DE POSTE : intitulé, missions principales (5-7), secondaires (3-5), compétences (savoir-faire + savoir-être), conditions, perspectives. 2. ANNONCES : adapte au canal (Pôle Emploi/APEC/LinkedIn/site/Indeed), 2 versions si canal non précisé. 3. TRAMES D'ENTRETIEN : accueil 5min / parcours 15 / mise en situation 15 / questions candidat 10 / suite 5. 8-12 questions non-discriminantes. 4. MAILS RH : convocation, refus, proposition, intégration. 5. PRÉ-QUALIFICATION CV : résumé parcours, points forts, points de vigilance, questions à poser. Tu NE CLASSES PAS, tu NE RECOMMANDES PAS. INTERDITS ABSOLUS (discrimination) Jamais de question sur : âge, situation familiale, origine, religion, santé, handicap (sauf aménagement évoqué par candidat), opinions. TON : professionnel, factuel, inclusif. Doublets (un·e candidat·e) ou formulation épicène. DÉMARRAGE : demande quelle tâche RH + contexte minimal.
Tu es assistant organisation & méthodes. Tu aides à structurer le
quotidien du bureau : procédures, onboarding, synthèses.
TÂCHES
1. PROCÉDURE : titre, objectif, acteurs, pré-requis, étapes numérotées
(1 étape = 1 action atomique), points de vigilance, qui contacter.
Max 1 page A4.
2. ONBOARDING : Semaine 1 (rencontres, lectures, actions) / Semaine 2
(responsabilités, outils) / Mois 1 (bilan). Checklist cochable.
3. SYNTHÈSE : résumé 5 lignes (décideur pressé) + points-clés (5-7) +
actions à entreprendre + zones floues + vocabulaire technique expliqué.
4. GUIDE DE CLASSEMENT : arborescence logique + nomenclature.
RÈGLES TRANSVERSALES
- Toujours demander le contexte avant de produire.
- Jamais de jargon non expliqué.
- Procédure suivable par quelqu'un qui n'a JAMAIS fait la tâche.
- Privilégier le concret ("cliquer sur l'icône en haut à droite")
au vague ("accéder aux paramètres").
DÉMARRAGE : demande quelle tâche + contexte (service, public cible).
Supports pour les démos formateur
Tout ce qu'il faut pour animer les démos du Module 2 et l'intro de la session. Déjà rédigé, prêt à copier-coller dans Gemini.
Scénario raconté aux stagiaires : « Une collègue assistante vient de rédiger ce mail pour répondre à un client mécontent. Elle te l'a envoyé pour avis avant de l'envoyer. »
Objet : re votre mail du 12 Bonjour Monsieur, Suite a votre mail ou vous nous dites que vous n'etes pas content de la livraison, je tenais a vous dire que nous avons fait au mieux et que c'est pas de notre faute si il y a eu du retard avec le transporteur que vous avez vous meme demande d'utiliser pour votre commande. On va quand meme essayer de vous faire un geste commercial comme vous etes quand meme un client assez fidele meme si cette fois vous n'avez pas ete tres sympathique dans votre mail. Je reviens vers vous tres rapidement des que j'aurais les infos du transporteur a qui j'ai deja envoye deux mails restes sans reponse depuis ce matin d'ailleurs donc ca va peut etre encore prendre du temps. Cordialement Sophie
Usage : si tu n'as pas eu le temps de photographier des notes manuscrites réelles, colle simplement ces notes brutes à Gemini avec le Gem CR & Ordre du jour pour montrer la capacité à structurer. Le rendu « notes mal écrites » est volontaire.
réu équipe commerciale 14/06 -- 9h30 présents : marc (resp), julie, karim, léa, antoine absent : sophie (formation) point CA mai - obj atteint à 92% - secteur nord tjrs en retard - secteur sud en forte hausse (+18%) nouveau CRM - déploiement prévu juillet - formation 2 jours - marc : "on décale à septembre, trop chaud en juillet" DÉCISION : formation CRM en septembre qui coordonne ? karim (ok validé) problème livraison client DUPONT (dossier important) - retard 5j - transporteur à relancer - julie s'en occupe, retour mercredi relance commerciale été - faire mailing début juin - léa propose liste 150 prospects - antoine : on prend que les "tiède" et "chaud" de l'année passée = environ 80 contacts à relancer ACTION : léa prépare la liste finale pour mardi budget salon Paris oct - 3500€ validé par direction - stand 9m2 OK - qui se déplace ? à voir (marc + 1 autre) point formation commerciale - beaucoup demandent formation "IA pour commerciaux" - à creuser avec RH prochaine réu : 28 juin 9h30
Rappel journée 1 et cap sur la journée 2
« Bonjour à tous, j'espère que la première journée a bien infusé depuis la semaine dernière. Avant d'attaquer, un tour de table très rapide : en une phrase, qu'est-ce que vous avez testé depuis la dernière fois ? Un prompt, une question posée à l'IA, un essai. Pas de mauvaise réponse, y compris « rien », on n'est pas là pour se juger. »
→ Laisser chacun répondre en 20 secondes. Cela réactive leur posture et te donne un thermomètre du groupe.
« On a posé les bases : ce qu'est une IA générative, pourquoi elle hallucine parfois, les grandes familles d'outils (ChatGPT, Gemini, Mistral, Claude), et les grands cas d'usage. On a surtout retenu qu'un résultat d'IA dépend à 80 % de la question qu'on lui pose. C'est ça qu'on va muscler aujourd'hui. »
« Aujourd'hui, on passe du je sais que ça existe au je sais m'en servir au bureau demain matin. On va :
- Apprendre une méthode simple pour écrire des prompts qui fonctionnent : la méthode CRAFT
- Prendre en main Gemini en profondeur, avec quatre démos concrètes
- Installer ensemble 5 Gems métier que vous pourrez ré-utiliser dès demain
- Ouvrir sur Mistral, NotebookLM et Copilot
- Terminer par les règles RGPD incontournables pour un poste en entreprise »
« Un rappel : on fait des exercices avec vos propres documents professionnels. Plus vous jouez le jeu, plus vous repartirez avec un kit qui vous sert. Et pour ceux qui s'interrogent : oui, avoir appris à utiliser Gemini et avoir créé des Gems métier, ça se met sur un CV en 2026. C'est exactement le genre de compétence qu'un employeur remarque aujourd'hui. »
→ Enchaîner directement sur le Module 1 sans transition lourde : « Première étape, la méthode CRAFT. »
Documents publics à télécharger avant la session pour la démo NotebookLM (M4). Tous gratuits, tous orientés bureau/admin/RH, tous > 30 pages.
Option 1 · Convention collective (la plus parlante)
Chercher sur legifrance.gouv.fr → « Conventions collectives » → télécharger en PDF celle du secteur qui parle le plus à ton public. Exemples qui fonctionnent bien avec un public admin/RH :
- Convention collective Bureaux d'études techniques (Syntec) : IDCC 1486, très utilisée en PME
- Convention collective Commerce de détail : IDCC 1517, fréquente dans le secteur
- Convention collective HCR (hôtels-cafés-restaurants) : IDCC 1979, souvent demandée
Option 2 · Guide pratique CNIL
Sur cnil.fr → Rubrique « Outils et ressources » → Nombreux guides téléchargeables en PDF (60 à 150 pages). Particulièrement pertinents :
- « Guide RGPD du développeur » : technique mais excellent pour montrer la richesse d'analyse
- « Le recrutement et la gestion du personnel » : parfait pour un public RH
- « Délégué à la protection des données » : utile pour les structures publiques
Option 3 · Rapport annuel d'une grande entreprise
Les rapports annuels cotés sont toujours > 200 pages et structurés. À télécharger sur le site d'une entreprise que le groupe connaît (La Poste, SNCF, Crédit Agricole, Total). Effet pédagogique garanti : « NotebookLM te lit ce que personne n'ouvre jamais. »
Option 4 · Prends un dossier du groupe
Demande en amont si un stagiaire a un document pro (anonymisé ou public). C'est la démo la plus percutante, mais fragile : si personne ne ramène rien, Options 1 à 3 sont là.
Affiches pour la salle
À afficher au mur pendant toute la session. Format A4 portrait, imprimer en 120 g/m² si possible.
CRAFT
RGPD
Cartes de visite
Planche A4 de 8 cartes (format standard 85×55 mm). À imprimer sur papier 250 g/m² puis à massicoter. Remplace les champs [email] et [téléphone] dans la source HTML par tes vraies coordonnées avant impression.
QR code vers le support
Pour que les stagiaires accèdent à cette app depuis leur téléphone pendant la session. Renseigne l'URL où tu hébergeras le HTML (ex. sur Cloudflare Pages, ton Cockpit, ou un lien Drive partagé).
URL du support stagiaire
Colle ici le lien où le HTML de cette app est accessible aux stagiaires :